blog

BLOG Eugen Uppelschoten: Werkverschaffing

Ondernemen 1662

We hebben twee vacatures en een paar collega’s zijn off season met vakantie geweest. Daardoor ben ik de laatste tijd zelf veel met de dagelijkse dingen bezig. En ik schrik mij een hoedje. Wat gaat er ontzettend veel tijd, lees verloren tijd, zitten in simpele dingen.

BLOG Eugen Uppelschoten: Werkverschaffing
In zijn columns en blogs geeft Eugen Uppelschoten, eigenaar van Bikeshop Amersfoort, zijn visie op de branche. Foto Tweewieler

Ik schreef al over het ‘overvragen’ bij online garantie-aanvragen, die overigens dikwijls onnodig complex zijn. Maar ik blijf van de ene in de andere verbazing vallen. Het lijkt wel op werkverschaffing.

Mails, bevestigingen en pakbonnen

Als we pech hebben, ontvangen we een bevestigingsmail nadat er een bestelling is geplaatst, krijgen we een notificatiemail als de order intern verwerkt is, weer een mail als deze is overgedragen aan de vervoerder en nog een mail als de zending bij ons is overhandigd. Daarnaast komt, heel onhandig, de pakbon bij een enkele leverancier via e-mail. En sommige leveranciers maken het nog completer. Die mailen niet alleen de factuur/pakbon, ze doen hem ook geprint bij de zending. Lekker overzichtelijk. Niet dus, want dan hebben we er twee. En dat is juist niet overzichtelijk. Wij strepen graag één factuur tegen één pakbon weg, zodat we hem met een gerust gevoel kunnen betalen of laten afschrijven. Als klap op de vuurpijl is er een leverancier die wil dat we digitaal bevestigen dat de levering goed is aangekomen en compleet is.

Tijd die we niet aan de klant kunnen besteden

Het gaat niet alleen zo bij bestellingen. Ook bij een garantie-aanvraag krijg je allerlei tussentijdse statusmails en bij één leverancier krijgen we zelfs op elke uitgaande mail niet alleen een reply ‘ontvangst’. maar zelfs een casenummer. Het is allemaal ongetwijfeld bedoeld om het de dealer naar de zin te maken. Maar beste leverancier, besef je wel dat wij met alles wat moeten? Al is het maar deleten? De tijd die we stoppen in deze goedbedoelde, maar volstrekt overbodige zaken besteden we niet aan klanten. En daar zit nou net ons beider belang. Die klant brengt ons de omzet en daar worden we beiden beter van. Als die klant staat te wachten omdat we met onze aandacht in een computerscherm zitten, dan staan we 1-0 achter.

Een efficiënte workflow betekent meer tijd voor de klant. Win-win voor iedereen

Kijk kritisch naar je processen

Dus ik slaak een noodkreet: kijk kritisch naar je processen, delete wat er uit kan. En als ik dan toch je aandacht heb: zet alstublieft netto-inkoopprijzen en advies-verkoopprijzen op de pakbon. Op die manier hebben we grip op pricing en hoeven we, om dat te bereiken, geen factuur en/of online bestelprogramma te raadplegen bij het inboeken van spullen. En als je dan toch bezig bent, maak ook even van het pakbonnummer een barcode, dat boekt lekker snel in. Een efficiënte workflow betekent meer tijd voor de klant. Win-win voor iedereen.

Reageer op dit artikel