WKR en Fietslease

Werkgevers die hun werknemers willen stimuleren op (elektrische) fietsen van en naar hun werk te komen, kunnen dit doen door hen een fiets ter beschikking te stellen of deze voor hen aan te schaffen. Hiervoor gelden fiscale regels. Vanaf 1 januari 2015 is de algemene werkkostenregeling (wkr) van kracht. Ook is het mogelijk een fiets te leasen. In dit artikel zetten we diverse regelingen en opties op een rij.

Werkkostenregeling; WKR

 

De wkr werkt als volgt: als een onderneming gebruikt maakt van de wkr, dan mag maximaal 1,2 procent (2015) van het totale fiscale loon onbelast besteed worden, de ‘vrije ruimte’. Over alles wat boven de vrije ruimte uitkomt, moet wel belasting worden betaald, namelijk 80 procent eindheffing.

Gerichte vrijstellingen

In de wkr zijn zogenoemde ‘gerichte vrijstellingen’ vastgelegd. Ondernemingen mogen bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. De aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter valt echter niet onder de noemer van een gerichte vrijstelling en valt dus binnen de vrije ruimte. Het vergoeden van reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer valt wel onder een gerichte vrijstelling (1). Ook het rentevoordeel in geval van een personeelslening valt onder een gerichte vrijstelling als deze lening gebruikt is om een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter aan te schaffen (2). De wkr biedt met deze twee gerichte vrijstellingen ruimte voor ondernemingen die hun werknemers een fietsregeling willen aanbieden. We lichten deze twee opties nader toe.

1 Onbelaste reiskostenvergoeding

Als een werknemer gebruikmaakt van een eigen vervoermiddel (dit kan een (brom)fiets zijn) voor reizen voor het werk mag de werkgever voor deze reizen aan de werknemer een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Onder de werkkostenregeling is dit een gerichte vrijstelling. De ondernemer moet de vergoeding dan wel aanwijzen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door deze in de administratie op te nemen als eindheffingsloon.

2 Rentevoordeel personeelslening

Wanneer een onderneming geld leent aan een werknemer, kan er sprake zijn van een rentevoordeel voor die werknemer. Voor dit rentevoordeel geldt een nihilwaardering als de werknemer de lening gebruikt voor het kopen van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter. Ditzelfde principe geldt ook voor de cafetariaregeling.

Cafetariaregeling

De cafetariaregeling bestond al ten tijde van de bedrijfsfietsenregeling. Het is een regeling waarbij een werknemer met zijn werkgever overeenkomt dat een deel van zijn loon wordt ‘uitbetaald’ in de vorm van een beloning in natura of een belastingvrije vergoeding of verstrekking. De werknemer kan bijvoorbeeld kiezen voor een beloning in natura zoals een fiets, een onbelaste verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling in de plaats van loon in geld. Een cafetariaregeling kan zonder meer uitgebreid worden voor fietsen met hulpmotor.

Fiscale mogelijkheden gebruiken

Een cafetariaregeling heeft voor de werknemer twee voordelen. Hij kan de arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op zijn persoonlijke behoeften en hij kan beter gebruikmaken van de fiscale mogelijkheden. Een nadeel is dat uitkeringen en verstrekkingen waarvan de hoogte wordt bepaald door het loon in geld, lager worden. Bijvoorbeeld vakantiegeld en doorbetaald loon bij ziekte. Als een werknemer een cafetariaregeling gebruikt, dan wijzigt zijn brutoloon. Dat moet vastgelegd worden in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop.

Voorwaarden cafetariaregeling

Er is wel een aantal voorwaarden aan de cafetariaregeling verbonden, die de werkgever daarbij in acht moet nemen. In elk geval dient aan de onderstaande voorwaarden te worden voldaan:

  • de cafetariaregeling moet schriftelijk zijn vastgelegd, in bijvoorbeeld de (aanvullende) arbeidsovereenkomst;
  • er moet uitdrukkelijk sprake zijn van een uitruil van loonbestanddelen en niet van een betalingsregeling;
  • de uitruil moet betrekking hebben op toekomstige loonbestanddelen;
  • een uitruil van loonbestanddelen moet realiteitswaarde hebben, waarvan het geval als werknemers een ‘structurele’ keuzemogelijkheid hebben.

De cafetariaregeling kan opgestuurd worden naar de Belastingdienst. Die keurt hem dan goed, of af. De Belastingdienst doet geen uitspraak over de regeling als er bepalingen in staan die in strijd zijn met wettelijke bepalingen, bijvoorbeeld uit de Wet op het minimumloon of het Burgerlijk Wetboek. Aan de invoering van een cafetariasysteem moet een gedegen voorbereiding vooraf gaan. Eenmaal ingevoerd, is het namelijk moeilijk om het systeem weer af te schaffen.

Leasefiets: geen vrijstelling bijtelling

Behalve dat een fiets wordt aangeschaft binnen de wkr kan een werkgever ook een leasefiets aan een werknemer ter beschikking stellen. Door de belastingdienst wordt een leasefiets als loon in natura gezien. Over dit loon in natura moet belasting worden betaald naar de waarde die aan de betreffende fiets in het economisch verkeer kan worden toegekend. Dit houdt in dat de waarde van de fiets moet worden opgeteld bij het belastbaar inkomen van de werknemer en dat hierover loonbelasting moet worden betaald. Een forfaitregeling zoals die geldt voor personenauto’s waarbij een bepaald percentage van de cataloguswaarde van de auto bij het belastbaar inkomen moet worden opgeteld, is er niet voor fietsen. Er is dan ook geen vrijstelling van de bijtelling indien er bijvoorbeeld minder dan 500 kilometer privé met de fiets gereden wordt.

Voorbeelden werkkostenregeling

De Belastingdienst geeft op www.belastingdienst.nl voorbeelden voor ondernemers bij de werkkostenregeling. Een aantal hiervan hebben betrekking op vervoer:

Voorbeeld: fiets en elektrische scooter

U koopt 10 fietsen voor uw werknemers. De kosten vallen met 1 boeking (factuurbedrag inclusief btw) in uw vrije ruimte van 1,2% van het totale fiscale loon. U boekt de fietsen niet meer per werknemer in uw loonadministratie, maar u boekt het hele bedrag in 1 keer als eindheffingsloon in uw financiële administratie. U kunt de fietsen geven zonder te beoordelen hoe vaak uw werknemers de fietsen gebruiken voor woon-werkverkeer. Ook is het niet meer van belang of uw werknemers de afgelopen 3 jaar al een fiets hebben gekregen. Binnen de werkkostenregeling hebt u niet te maken met de normen van de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen voor de aanschafprijs (€ 749 per fiets) en voor vergoedingen die direct met de fiets samenhangen (€ 82 per kalenderjaar). U kunt eventueel een duurdere fiets met hulpmotor of een elektrische scooter vergoeden of verstrekken zonder aanvullende eisen. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets.

Voorbeeld: cafetariaregeling voor fietsen

Dankzij de vrije ruimte kunt u belast loon nog steeds omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u grote vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met hulpmotor. U kunt uw werknemers ook nog steeds een renteloze lening geven voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of elektrische scooter. Bij cafetariaregelingen met een lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter is het rentevoordeel van die personeelslening nihil. Uw werknemer kan bijvoorbeeld ook zijn onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 (bedrag voor 2014) per kilometer omruilen voor een fiets of gebruiken voor de aflossing van de renteloze lening.

Voorbeeld: woon-werkverkeer

U geeft uw werknemer voor woon-werkverkeer een vaste vergoeding van € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014) op basis van 214 dagen per kalenderjaar. U kunt deze regeling ook in 2015 blijven gebruiken. Want de werkkostenregeling kent een gerichte vrijstelling voor vervoer.

Voorbeeld: gerichte vrijstelling met bovenmatige vergoeding

U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kunt u € 0,19 (bedrag voor 2014) per kilometer onbelast vergoeden omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) komt uit boven het normbedrag van de gerichte vrijstelling. U kunt dit als belast loon van uw werknemer bestempelen of als eindheffingsloon aanwijzen, of een combinatie van beide. Hebt u geen vrije ruimte meer over, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.

BOVAG Leasefiets/Friesland Lease: BOVAG Leasefiets

Een pilot groep van veertig BOVAG leden werkt mee aan de ontwikkeling van een zakelijk leaseproduct. De invoering van de Werkkostenregeling (wkr) biedt voor de meeste werkgevers (te) weinig ruimte om de werknemers nog fietsen te laten aanschaffen. Ook de vraag naar mobiliteit verandert sterk. Ondanks dat de leasefiets fiscaal (nog) niet zo interessant is als de fietsen waren binnen bedrijfsfietsenplannen, zijn er structurele redenen voor een doorbraak van de leasefiets in Nederland in de komende jaren.

Vergelijkbaar met leaseauto

De e-bike zal belangrijker worden in lokale zakelijke mobiliteit. Als de ‘leasefiets’ in beginsel voor zakelijk gebruik wordt ingezet en werknemer een eigen bijdrage voor genoten privégebruik gaat betalen, zal de fiscus deze niet anders kunnen gaan behandelen als bijvoorbeeld de auto. Daardoor zou deze buiten de wkr gehouden kunnen worden. In het geval de werkgever de leasefiets wel vanuit de zogenaamde ‘vrije ruimte’ binnen de wkr wil faciliteren, neemt een leasebedrag een veel kleinere hap uit het budget dan aanschaf, door de vrijval over de looptijd.

Leasefiets kan zorgen voor continuïteit

Als de fietsspeciaalzaken de markt actief benaderen met de expertise die ze hebben en lease voor fietsen promoten, zal de leasefiets een belangrijke bijdrage leveren aan de continuïteit en rendement van de omzet in zowel aanschaf en onderhoud. Een vergelijking hiermee met de markt voor autoleasing van bijna 40 jaar geleden lijkt voor de hand. Toen waren er ook veel vraagtekens over het leasen van auto’s. Nu is het leasen voor de autobranche een onmisbaar en stabiel deel van hun bestaansrecht geworden en is deze markt volwassen geworden door het leveren van oplossingen om werkgevers te ontzorgen. De werkgevers investeren tijd en geld in hun eigen kernactiviteiten. BOVAG Leasefiets (www.leasefiets.nl) in samenwerking met Friesland Lease biedt met hun zakelijke leaseproduct hiervoor een goede basis.

Hoe werkt BOVAG Leasefiets?

  • De werkgever faciliteert via leasefiets.nl en sluit per leasefiets een leaseovereenkomst af.
  • nl verstrekt de werkgever een deelnameovereenkomst. Hierin worden de verplichtingen van de werknemer aan de werkgever met betrekking tot het gebruik van de leasefiets goed vastgelegd.
  • De werkgever houdt maandelijks de (gedeeltelijke) kosten van leasefiets.nl in op het salaris van de werknemer of verrekent deze met bijvoorbeeld reiskostenvergoeding of andere onkostenvergoedingen (als eigen bijdrage voor privégebruik).
  • De werkgever betaalt maandelijks het leasebedrag aan leasefiets.nl.

Alternatieven NFP voor ‘fiets van de zaak’

Ook Nationale Fiets Projecten (NFP) biedt alternatieven voor de ‘fiets van de zaak’. “Het is binnen de WKR nog steeds mogelijk om als werkgever een ‘fiets van de zaak’ aan te bieden. De werkgever mag zelf de spelregels rondom deze secundaire arbeidsvoorwaarde opstellen. Alle regels, die voorheen door de Belastingdienst zijn opgesteld, zijn met de invoering van de WKR verdwenen. We hebben het dan bijvoorbeeld over het maximale aanschafbedrag van de fiets, minimaal de helft van het aantal fietsdagen dat de fiets moet worden ingezet voor het woon-werkverkeer en de frequentiedeelname. Het fiscale voordeel voor de werknemers komt op exact dezelfde manier tot stand, het énige verschil is dat het bedrag dat met deelname gemoeid is in het jaar van deelname in de vrije ruimte binnen de WKR valt.”, geeft Ellen Walet van NFP aan.

Nationale Fietsplan Online

Via het Nationale Fietsplan Online kunnen werkgevers de fiets gemakkelijk aanbieden aan de werknemers. Het Nationale Fietsplan Online is een online omgeving, waar de werknemer eenvoudig zijn fiets, eventueel verzekering en/of Nationale Fietsbonnen aanschaft.
“De werkgever accordeert in dit zelfde systeem de bestelling van de fiets. Tegelijkertijd wordt de AAO automatisch gegeneerd, waardoor de aanschaf van de fiets tussen de werknemer en werknemer verrekend kan worden om belastingvoordeel te krijgen. Omdat zowel werkgever als werknemer beide van dit systeem gebruikmaken, kan de werkgever gemakkelijk over de spelregels communiceren. De fietsen worden door de bij Nationale Fietsen Projecten aangesloten rijwielhandelaren geleverd.”

Nationale FietsLease Plan

Via het Nationale FietsLease Plan schaffen werknemers een leasefiets aan. Niet alleen de aanschaf van de fiets wordt in de maandelijkse leasetermijn meegenomen, maar ook de verzekering (all-risk), pechhulp, onderhoud en reparaties (full operational lease). Walet van NFP: “De aanschaf van de leasefiets kan binnen de vrije ruimte van de WKR vallen, maar dat hoeft niet. Zowel de werkgever als werknemer hebben in het laatst geval dan geen belastingvoordeel. Ook de (elektrische) leasefiets worden door de bij Nationale Fiets Projecten aangesloten rijwielhandelaren geleverd.”
Omdat de werkgever nu zelf eigen spelregels mag samenstellen, is het voor de rijwielhandelaar allemaal nogal complex geworden. Met het Nationale Fietsplan Online wordt het de rijwielhandelaar wat gemakkelijker gemaakt: “Rijwielhandelaren hebben binnen het Nationale Fietsplan Online een eigen account. Van iedere fiets, die via het Nationale Fietsplan verkocht wordt, kunnen zij precies zien wat de voorwaarden van deelname zijn en hoe bijvoorbeeld de meerprijs van de fiets betaald moet worden. Mocht het zo zijn, dat er een extra bedrag in de winkel betaald moet worden, dan laat het systeem zien welk bedrag dat is.”

Fietsplan BikeShop Urk binnen de wkr

Klaas Weerstand, fietsondernemer op Urk, heeft zich flink in de materie van de werkkostenregeling verdiept. Op basis hiervan heeft BikeShop Urk een fietsplan uitgewerkt. Met dit fietsplan biedt BikeShop Urk meerdere opties aan werknemers. Weerstand: “Ons fietsplan is gebaseerd op de rentevrije personeelslening. Het rentevoordeel valt onder de gerichte vrijstelling op voorwaarde dat deze lening wordt gebruikt om een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter aan te schaffen. Terugbetaling binnen de wkr gebeurt met de bruto looncomponent van de werknemer. Het grootste voordeel binnen de ruimte van de wkr ligt in de gespreide terugbetaling van de renteloze lening door de werknemer aan de werkgever. Gespreide betaling is ook bij het leasen van een fiets of e-bike, bijvoorbeeld via BOVAG Leasefiets dat wij ook aanbieden, het grote voordeel en leidt tot lage kosten per maand.” De werknemer heeft bovendien extra opties voor het terug te betalen (maandelijkse) bedrag zoals overuren of vakantiegeld.

Belastingvoordeel bij aanschaf fiets binnen de wkr

U kunt als werknemer door de werkkostenregeling belastingvoordeel behalen door een fiets via uw werkgever aan te schaffen.

Hoe werkt Fietsplan BikeShop Urk?

Het bedrag voor aankoop van een fiets dat onder het belastingvoordeel valt, kan door uw werkgever vastgesteld worden (bijvoorbeeld € 750,-). Een fietsverzekering kan ook gewoon meegenomen worden in deze werkkostenregeling, hetgeen ook geadviseerd wordt. Voorgenomen bedrag en de mogelijkheid van uw fietsverzekering werden ook onder de vorige regeling gehanteerd. Het werkt bijzonder eenvoudig. U vraagt toestemming aan uw werkgever om een fiets te kopen (Formulier: Aanvraag voor aankoop fiets).

Nadat schriftelijk toestemming is gegeven zoekt u bij BikeShop Urk een fiets uit. BikeShop Urk stuurt de factuur naar uw werkgever (op naam van werknemer), maar nogmaals pas nadat u akkoord op uw aanvraag heeft gekregen. Indien de prijs van de fiets meer bedraagt dan € 750,- (inclusief btw) dient u het bedrag boven de € 750,- zelf aan BikeShop Urk te voldoen. Verrekening met eventuele inruilfiets is ook mogelijk.

Voor het voorbeeldbedrag dat binnen de genoemde € 750,- valt zijn de volgende mogelijkheden om te betalen:

  • Inhouding van vaste brutobedragen per maand

(Tot maximaal 36 termijnen, afhankelijk van afspraak in het bedrijf)

  • Inlevering van overuren

Rekenvoorbeeld 1:

U wilt een fiets van € 800,- (inclusief btw) kopen en u levert overuren in. U dient € 50,- te betalen aan BikeShop Urk. Uw eventuele fietsverzekering kan meegenomen worden op de factuur binnen de WKR. Het belastingtarief is in dit voorbeeld gesteld op 42 % (afhankelijk van uw persoonlijke fiscale situatie).

Te verrekenen brutoloon € 750,-

Verzekering (optie) € 135,- (Voorbeeldpremie)

Totaal € 885,-

Belastingvoordeel (42 %) € 372,-

De fiets kost u netto: € 750,- + € 135,- + € 50,- (door u voldaan aan BikeShop Urk) = € 935,- – € 372,- = € 563,-

Belastingvoordeel is € 372,-

Stel u wilt 30 overuren inleveren. Uw brutoloon is € 15,-. Dus: 30 x € 15,- = € 450,-. U hoeft dan nog € 435,- in te leveren aan brutoloon (€ 885,- € 450,-). Dit mag u in één tot maximaal 36 termijnen terugbetalen (= € 12,08 bruto per maand bij 36 maanden). Het nettoloonbedrag is dan € 12,08 – € 5,07 = € 7,01 wat u inlevert per maand, uiteraard rekening houdend met de door u ingeleverde 30 overuren.

Bovenstaand voorbeeld is op basis van 36 maanden. Minder maanden kan natuurlijk ook, maar het te verrekenen bedrag wordt dan hoger. Uw werkgever geeft aan in hoeveel termijnen de verrekening plaatsvindt.

Rekenvoorbeeld 2:

U wilt een fiets van € 600,- (inclusief btw) kopen, geen uren inleveren en zonder de verzekering.

U wilt dit in 24 termijnen terugbetalen.

Te verrekenen brutoloon € 600,- (*)

Belastingvoordeel (42 %) € 252,-

De fiets kost u netto € 348,-

(*) Per maand wordt € 25,- bruto ingehouden op uw salaris (24 maanden x € 25,- = € 600,-).

Klaas Weerstand benadrukt dat het een eerste vereiste is goede afspraken met de werkgever te maken. “De werkgever bepaalt namelijk het beslag dat een artikel op de ruimte binnen de wkr legt. Binnen de wkr mag maximaal 1,2 procent van het totale fiscale loon onbelast besteed worden. Dat is niet veel, en werkgevers zullen hier keuzes moeten maken.”